Des événements inoubliables
Congrès, salon professionnel, séminaire, lancement, conférence… un événement est une action de communication en soi. Elle répond à un besoin marketing : rassembler sa cible dans une unité de temps, de lieu et d’action, pour faire passer des messages, véhiculer une image et engager. Mais l’événement défini nécessite également une stratégie de communication à part entière. Chez JUUD, nous intervenons sur de nombreux événements pour garantir leur impact, en les abordant comme une marque en elle-même. Nous montons même des événements de A à Z au sein de notre collectif BEELI. Depuis le brief jusqu’au rayonnement post-événement, voici tous les enjeux d’une bonne communication pour votre événement.
« Faire venir » : attirer avec une communication engageante
Les cibles de communication sont multiples sur un événement : les visiteurs bien sûr, mais avant cela, les exposants, partenaires, prescripteurs, intervenants… voire tout le grand public pour des manifestations phares. En parallèle de toute l’organisation logistique, l’agence va définir et dérouler tout un plan de communication.
Un événement contribue à l’image de son organisateur ou de son secteur. Il nécessite donc un univers visuel à part entière, en phase avec ses objectifs. Comme pour n’importe quelle marque, nous menons une démarche créative en réponse au cahier des charges : recherche d’univers, d’éléments graphiques, de couleurs, de nom si nécessaire, d’éléments de langage, création d’un logo etc…
Un exemple ? L’identité (visuelle et éditoriale) que nous avons créée pour les Journées Pratiques Respiration Sommeil, congrès médical que nous accompagnons depuis plusieurs années. Nous avons créé la « Galaxie JPRS », évoquant à la fois l’écosystème professionnel gravitant autour du congrès, et l’univers de la nuit et du sommeil.
Un univers cohérent et inspirant, qui sera décliné sur tous les outils de communication destinés à informer sur l’événement en amont : site internet, dossiers de partenariat, communiqués de presse, flyers, newsletters, visuels pour les réseaux sociaux… L’enjeu : créer une harmonie pour que l’événement soit identifiable d’un bout à l’autre.
« Faire vivre » : créer l’expérience pendant et après
Le temps fort, c’est bien entendu l’événement lui-même. Il s’agit d’accompagner les participants ou visiteurs et de créer les conditions pour qu’ils exploitent au maximum les possibilités offertes, vivent une expérience positive et en repartent avec de l’information et des souvenirs.
Faciliter la déambulation, le repérage, l’information, les échanges… c’est le rôle de tous les outils de communication que nous sommes amenées à produire. Depuis la définition du parcours jusqu’aux badges, en passant par la signalétique (plans, déambulation, fléchage, affichage à l’entrée des différents espaces…), l’information sur les contenus (programme des conférences version papier ou digitale, planning, écrans d’affichages…) ou même les templates de présentation Powerpoint… rien n’est laissé au hasard ! En parallèle, pendant et après l’événement, l’animation du site Internet et des réseaux sociaux à travers des photos, annonces ou actualités, démultiplie l’impact de l’événement lui-même.
La présence de l’agence sur l’événement est essentielle pour s’assurer de la qualité et du bon fonctionnement du dispositif. Rien de mieux que de s’immerger dans l’expérience visiteur pour vérifier l’efficacité des outils mis en place… et continuer à progresser d’une année sur l’autre !
La check-list pour ne rien oublier
- Site Internet
- Annonces presse
- Flyers
- Dossiers partenaires
- Affiches Communiqué de presse
- « Save the date »
- Invitations
- Newsletters
- Visuels réseaux sociaux
- Signalétique
- Mémo / planning
- Programmes
- Plans des zones d’exposition et des salles
- Affichages inter-sessions sur les écrans dans les salles.
- Template PowerPoint pour les orateurs.
- Badges
- Attestations de présence